Flipping the classroom
Enkele weken geleden spraken we met Steve Mees en Yves Rym van de dienst Personeelsontwikkeling over opleiden in coronatijden en over de toekomst van de opleidingen bij Douane & Accijnzen. Recent spraken we ook met Jos Vaes, sinds 12 jaar opleider bij Douane & Accijnzen, over zijn ervaring met online opleiden en over de e-learning Onderwaardering van goederen.
Jos, hoe heb jij de omschakeling van klassikale naar online opleidingen ervaren?

Wie had een jaar geleden kunnen denken dat we nog steeds met de huidige beperkingen zouden zitten? Toen de eerste lockdown werd afgekondigd, zaten we net in het midden van de basisopleiding van een groep nieuwe collega's. Nick De Vrieze, Danny Vermeiren, Vincent Vandenberghe en Wouter De Jonge moesten hun gedeelte van die opleiding nog geven. Na een drietal weken zijn we op verzoek van onze Coördinatiedienst beginnen omschakelen naar online opleidingen. Ieder werkte naar eigen vermogen een oplossing uit.

De flipped classroom was een van die oplossingen: we stelden ingesproken presentaties ter beschikking van de cursisten, die ze op eigen initiatief konden bekijken. Nadien voorzagen we online contactmomenten om de belangrijkste zaken nog even aan te halen en de cursisten de kans te bieden om vragen te stellen. Op die manier hebben we de onderbroken basisopleiding midden mei kunnen voltooien. Eind mei zijn we dan alweer gestart met de basisopleiding van een nieuwe groep. Dit is tot stand gekomen door een enorme inspanning van alle betrokken lesgevers. Ik kan u verzekeren dat aan de opname van een ingesproken presentatie van pakweg een half uur toch een aantal dagen voorbereiding voorafgaan.
In eerst instantie hadden we gehoopt om vorig najaar de klassieke opleidingen te kunnen hervatten, maar dat bleek al snel ijdele hoop. Alle lesgevers hebben dan de hele zomer zoveel mogelijk opleidingen uitgewerkt. Dat bestond zowel uit het omzetten van bestaande opleidingen naar online opleidingen als uit het ontwikkelen van nieuwe opleidingen. Zo heb ik zelf bijvoorbeeld onder meer 27 presentaties opgenomen voor de module 2 van de opleiding Classificatie en tarificatie van goederen, de vroegere cursus rang 28. Het volledig inspreken van dergelijke clips was nieuw voor mij, maar ik heb vrij snel de knop kunnen omdraaien. Er was immers geen andere optie, en gaandeweg heb ik verschillende mogelijkheden ontdekt.

Vanuit de coördinatiedienst krijgen we artistieke vrijheid bij het uitwerken van de online opleidingen. Er wordt bekeken wie de aangewezen persoon is om een bepaalde opleiding te geven. In onderling overleg met de coördinator en de Franstalige collega wordt beslist welke formule we zullen hanteren voor de opleiding en stellen we een tijdschema op, waarna we tussentijds rapporteren over onze vorderingen. Onze werktijden kunnen we vrij kiezen. Soms is dat ook echt nodig. Ik woon namelijk nogal landelijk, en als de buurman zijn gras maait, is het door het lawaai moeilijk om een clip in te spreken. (lachend) Dan maai ik ook maar ineens mijn gras en neem die clip 's avonds op. Het is natuurlijk wel de bedoeling dat je bereikbaar blijft tijdens de kantooruren.
Welke voordelen bieden de online opleidingen volgens jou?

De fysieke verplaatsingen naar de opleidingslocatie is weggevallen. Dat levert een besparing aan reiskosten en een tijdswinst voor de lesgevers en cursisten op. Ik begin mijn online contactmomenten stipt op het tijdstip dat is aangegeven in de uitnodiging, aangezien er buiten technische problemen maar weinig excuses zijn om te laat te komen.

Cursisten hebben een switch moeten maken: enerzijds moeten ze de zelfdiscipline hebben om zich voor te bereiden op de contactmomenten anderzijds kunnen ze zelf plaats en tijd kiezen voor deze voorbereiding. Het vergde ook een aangepaste houding van de teamchef: een cursist die op zijn werkplek de contactmomenten voorbereidt, lijkt niet onmiddellijk met zijn job bezig.

Meestal worden de data van de contactmomenten al aangegeven in de inschrijvingsmodule, dus de cursist kan zelf bepalen welke module hem het best past. Ook de teamchef kan zo een optimale planning voor zijn dienst voorzien.
Zijn er ook nadelen?

Het blijft praten tegen je scherm. Het menselijk contact met de cursisten mis je nog het meest. Zo verraadt de lichaamshouding van de cursisten bij een klassikale opleiding vaak of je hen als opleider bereikt of niet. Tijdens de contactmomenten schakel ik vaak de camera uit voor een zo stabiel mogelijke verbinding, en dan zie je enkel nog een blanco vakje. Er zijn interactieve mogelijkheden, maar die digitale tools vereisen een goede technische kennis en vaardigheid, die ik helaas nog niet volledig beheers. Bovendien blijkt er voor cursisten nog steeds een drempel om online vragen te stellen. Vaak verkiezen cursisten de chat boven het opsteken van het handje en het inschakelen van hun microfoon. Maar als opleider kan je tijdens de contactmomenten niet ales tegelijkertijd in het oog houden.

Je bent ook afhankelijk van de mate van voorbereiding van de cursisten. De ingesproken presentaties vervangen namelijk de vroegere klassikale lesdagen. We rekenen erop dat ze de informatie op voorhand doorgenomen hebben. Vaak is dat ook het geval, maar niet altijd....

Eigenlijk ben ik een digitale analfabeet. De basistoepassingen ken ik, maar er schijnen nog veel technische mogelijkheden te zijn. Zo zou je de groep onlinen kunnen opsplitsen in deelkamers en zou je met tools als Adobe Spark en Wooclap interactieve workshops kunnen maken. Zowel vanuit onze dienst Coördinatie als vanuit de Academie is er ondersteuning voorzien, dus voor mij is het een kwestie van tijd vrijmaken om dingen te ontdekken.

Je moet ook opletten met de vertrouwelijkheid van de materie waarmee we bezig zijn. Die mag niet zomaar openbaar gemaakt worden. Daarom kiezen we steeds voor Teams in plaats van bijvoorbeeld Zoom, dat toch als minder beveiligd beschouwd wordt.
Zullen de online opleidingen blijven als alle coronabeperkingen verdwenen zijn?

De online opleidingen zijn volgens mij toch een blijver. Als oude krokodil zou ik natuurlijk liever terugkeren naar de klassikale opleidingen, maar er zijn ondertussen zoveel inspanningen geleverd en ook op logistiek vlak zijn de voordelen groot (bv. minder verplaatsingen). We kunnen naar de toekomst toe wel evolueren en online opleidingen aanvulen met workshops en cases. We letten er ook op om in de clips geen tijdsgebonden situaties zoals verplicht thuiswerk of verwijzingen naar de pandemie aan te halen, zodat ze ook in de toekomst relevant blijven.

Er zullen natuurlijk wel aangepaste voorzieningen moeten komen. Als ik aan mijn bureau zou moeten lesgeven, zal dat de collega's in mijn omgeving ongetwijfel storen. Plekken om je af te zonderen kunnen dan een oplossing zijn.


Jos, je werkt momenteel aan een e-learning Onderwaardering van goederen. Wat houdt die precies in?

Het zal gaan om een e-learning die de cursisten zelf moeten volgen. Nadien is er de mogelijkheid om per e-mail vragen te stellen. Ze zal dus gelijkaardig zijn aan de opleiding Brexit.

Was er nood aan een opleiding Onderwaardering?

Tijdens een audit van de Europese Commissie was gebleken dat de vaststellingen inzake onderwaardering niet voldeden Ook de feedback bij een conforme verificatie bleek vaak onvoldoende of zelfs helemaal niet gemotiveerd. België kwam dus vrij slecht uit deze audit.
Administrateur-generaal Kristian Vanderwaeren heeft daarom een aantal mensen op het onderwerp gezet. Die werkgroep heeft een werkmethode vastgelegd om de kwaliteit van de verificatieverslagen te verbeteren. Er kwamen templates voor o.a. onderwaardering en verkeerde benaming en er werd een expertennetwerk Douanewaarde opgericht met per regio een centrale aanspreekpersoon voor de onderwaarderingen.

Daarnaast wordt dus ook een opleiding voorzien. Ik start met 2 delen waarin ik een beknopte cursus douanewaarde geef en waarin o.a. aandacht wordt besteed aan de waardebepalingsmethoden. In het derde deel bekijken we dan de werkmethode. De opleiding omvat ongeveer 1,5 uur aan lesmateriaal.

De eerste 2 delen zijn bedoeld voor een breed publiek binnen onze administratie, het derde deel is vooral bestemd voor eerstelijnscontrolediensten, die de werkmethode Onderwaarderingen moeten toepassen in de praktijk.

De werkgroep voert momenteel nog steeds kleine aanpassingen door aan de werkmethode, waardoor ik ook telkens de opleiding wat moet bijschaven. Mijn Franstalige collega heeft de drie modules vertaald en ingesproken. We bieden dus dezelfde opleiding aan in beide landstalen. Nadien zullen we nog samenzitten om te bekijken of we bijvoorbeeld webinar of workshops kunnen geven, eventueel via deelgroepen.

Kun je bij het uitwerken van zo'n e-learning rekenen op IT-ondersteuning?

Voor de IT-oplossingen kunnen we beroep doen op de collega's van ons Coördinatieteam en de Academie, waar best wel wat technisch onderlegde mensen werken. Ook hier zal het vooral een kwestie zijn van uittesten en ontdekken wat er precies mogelijk is. De meeste van mijn collega-lesgevers staan inmiddels al veel verder op IT-vlak. Bij mij duurt het allemaal wat langer om iets onder de knie te krijgen, de leeftijd wellicht (lacht).
Zijn er in de toekomst nog andere opleidingen voorzien?

Er zijn recent veel nieuwe collega's binnengekomen, o.a. om de gevolgen van de Brexit op te vangen. Zij moeten allemaal een eerste basisopleiding krijgen.

Verder voorziet het European Customs Competency Framework ook opleidingen van het type 2: dit zijn specifieke opleidingen in functie van de dienst. Zo zullen collega's in de aankomsthal van de luchthaven gebaat zijn bij een opleiding over de controle van de bagage van passagiers, terwijl voor de collega's op Brucargo een opleiding over de aangiftegebonden controle van goederen nuttiger zal zijn.
De opleiding Classificatie en tarificatie van goederen moet nog aangevuld worden met enkele modules. Voor de tweedelijnscontrolediensten ontwikelen we nog opleidingen over de verschillende vergunningen Douaneprocedures zoals de vergunning Douane-entrepot.

We houden ook rekening met de behoeften van het terrein en trachten van omvangrijke pakketten naar kleinere modules te gaan. We moeten natuurlijk bekijken hoe gefragmenteerd we die kleinere opleidingen kunnen aanbieden. Het uiteindelijke doel is om collega's te laten shoppen in het aanbod van opleidingen, uiteraard rekening houdend met de inbreng van de teamchef.

Kortom, er ligt nog werk genoeg op de plank. Collega's die onze rangen willen komen vervoergen, zijn wat mij betreft altijd welkom.

Jos, hartelijke dank voor dit interview.

Ik zou graag nog alle collega-opleiders bedanken. We hebben allemaal enorme inspanningen geleverd om de online opleidingen mogelijk te maken en ik denk te mogen zeggen: 'We did a hell of a job so far!'.

25.02.2021   •   Tekst: H.B.   •   Foto's: Jos Vaes, Pixabay en Unsplash (Scott Webb)

Jos Vaes