Stages d’immersion
le verdict
À la fin de l’année dernière, on a annoncé  le projet pilote des stages d’immersion. Les douanes et les entreprises OEA allaient effectuer des stages l’une chez l’autre afin d’apprendre à mieux se connaître. Cela a suscité l’enthousiasme, la curiosité mais aussi le scepticisme. Que faire par exemple en cas d’informations confidentielles ? L’heure du bilan a sonné.
OEA exigé
L’intérêt du monde des entreprises était naturellement une exigence. À la suite d’un questionnaire, le service Marketing a trouvé plus de 40 entreprises intéressées. Conditions de participation : l’autorisation OEA, puisque des informations confidentielles allaient être échangées et que le projet était censé améliorer le partenariat et les relations. Initialement, quatre entreprises ont entamé les préparatifs, dont finalement deux entreprises ont effectivement pris part au projet : DSV Solutions, Road et Air & Sea pour la Flandre et Scott Sports Group Europe Distribution Center pour la Wallonie.

Au sein de notre propre administration, le Marketing a adressé un bref appel aux collaborateurs des départements des Finances, Opérations et Marketing. Sara d’Opérations et Walter des Finances ont eu l’opportunité de suivre un stage chez DSV, Sandrine et Corine d’Opérations ont pu s’imprégner de la culture d'entreprise chez Scott Sport Group Europe Distribution Center.
Appliquer immédiatement le feed-back
Tant DSV que Scott Sports Group Europe Distribution Center ont eu des échos positifs sur les stages d’immersion. Le projet a amélioré la relation avec la Douane et a veillé à créer de nouveaux points de contact. Nos collègues ont fait des suggestions permettant à certaines affaires de mieux se dérouler en matière de technique douanière.  Ainsi, les deux entreprises ont même déjà adapté un certain nombre de procédures sur la base du feed-back.

Nos collègues paraissaient intéressés plus par le fonctionnement journalier des firmes que par une image générale de celles-ci et ils étaient élogieux quant à l’ouverture montrée par les entreprises, permettant ainsi d’aborder des situations de manière très pratique. Ils ont ainsi appris à mieux appréhender les processus au sein des firmes. Les clauses de confidentialité conclues en formaient la garantie indispensable. Il a aussi été clairement établi que certains problèmes et frustrations existent entre la douane et les entreprises, comme, par exemple, lors d'une indisponibilité de PLDA.
Tout ne s’est évidemment pas déroulé parfaitement, il s’agissait en fin de compte d’un projet pilote. Ainsi, la communication interne et externe est apparue relativement insuffisante, ce qui a fait que certains stagiaires ont parfois dû expliquer les raisons de leur présence à certains endroits. Pour commencer, le profil des stagiaires n’était pas entièrement clair. Une entreprise qui n’a jamais affaire aux accises ne fait vraisemblablement pas d’expériences pertinentes durant un stage dans un bureau d'accises. Des collaborateurs des entreprises qui ont effectué un stage dans différentes régions, ont remarqué certains chevauchements, ce qui occasionnait parfois des informations en double. On va par conséquent penser à une approche sur mesure, tant pour nos collègues que pour les entreprises.
En fin de compte, il est apparu que tant les entreprises que nos collègues, étaient convaincus de la plus-value qu’offraient les stages d’immersion. Le concept pourrait encore être adapté et affiné, mais toutes les parties concernées ont finalement conclu que les stages d’immersion avaient indubitablement un avenir. Il y aura donc indubitablement une suite…
Sur mesure
Le verdict

Texte et creations: Hans Berckmans
Photos: Stéphane Biebuyck, dsv.com et scott-sports.com
La Douane, DSV Solutions et SSG (Europe) Distribution Center
DSV Solutions, Road en Air & Sea
Scott Sports Group Europe Distribution Center